¿Qué es una visita de verificación?

La visita de verificación no son muy distintas a las auditorías. Sin lugar a dudas, existen dos palabras que en el mundo de los negocios ponen nervioso a cualquiera, la primera es “Hacienda” y la otra es “Auditoría”, y peor aún cuando Hacienda nos hace una Auditoría.

En este artículo trataremos de explicarte el proceso de inspección que no solo hacienda, sino cualquier autoridad administrativa (PROFECO, STPS, SHCP, COESPRIS, PROFEPA, ETC.) debe seguir cuando te realice una  inspección ya sea a tu negocio o a tu persona.

Te explicaremos qué sí y qué no en la visita de la autoridad y sobre todo tus opciones al momento de enfrentar estas auditorías.

¿Porqué es necesaria la visita de verificación?

Para empezar, debes saber que vivimos en un país con un marco legal muy amplio. México tiene dentro de su marco regulatorio un gran número de obligaciones que los gobernados debemos cumplir.

Por ejemplo, si tienes un negocio, estás obligado no solo con tus clientes en materia de protección al consumidor, tus proveedores para el pago por sus servicios o ventas; toma en cuenta las obligaciones con tus empleados respecto al pago de nóminas y recientemente el cuidado respecto de los factores de riesgo psicosocial que impone la NOM 035, que si no lo has revisado, te recomendamos te acerques a nosotros para darte una asesoría en el tema o incluso servicios de representación legal.

Ahora bien, lo mencionado solo hace referencia a las obligaciones legales que tienes con quien tiene relación directa con tu negocio, pero ¿qué pasa con las obligaciones que tienes con la autoridad?

Seguramente te preguntaras, además del pago de impuestos, qué otra obligación tengo?; si te lo preguntaste, ¡excelente!, la respuesta es muchas más.

¿Qué obligaciones tengo además de pagar impuestos?

Te ponemos un ejemplo, si tienes un restaurante, tienes obligaciones con la administración pública tales como:

• Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
• Instituto del Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores (INFONAVIT)
• Comisión Estatal para la Protección de los Riesgos Sanitarios (COESPRIS)
• Procuraduría Federal de Protección al Consumidor (PROFECO)
• Reglamentos Municipales
• Secretaría de Salud (SSA)
• Servicio de Administración Tributaria (SAT)
• Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS)

Cada una de estas autoridades, tiene la facultad de hacer una visita de verificación para revisar el cumplimiento de tus obligaciones.

¿Qué facultades tiene la autoridad durante una verificación?

Analicemos estas facultades.

Principio de legalidad

Lo primero que debes saber, es que en Derecho existe lo que los abogados conocemos como el PRINCIPIO DE LEGALIDAD, esto se explica de la siguiente manera:

Respecto de las potestades de las autoridades (en cualquier nivel de gobierno), únicamente están facultadas para realizar aquellos actos que estén expresamente autorizados en la ley; mientras que para los particulares (personas físicas y morales), lo que no está prohibido en la ley, se encuentra permitido.

Prescripción

Una vez señalado lo anterior, de acuerdo a nuestra legislación, la autoridad, (que para estos casos la llamaremos autoridad fiscalizadora), únicamente esta facultada para revisar durante la visita de verificación el cumplimiento de las obligaciones respecto de los cinco años anteriores a la fecha de la visita (PRESCIPCIÓN DE LAS FACULTADES DE COMPROBACIÓN), es decir, si te notifican la visita de inspección el 02 de febrero de 2020, podrán revisar tu actividad y cumplimiento legal únicamente hasta el 02 de febrero de 2015; cualquier irregularidad previa a dicha fecha ya no podrá ser sancionada.

Ojo, en este texto estamos hablando de las obligaciones en el ámbito administrativo, ya que el trato para las cuestiones penales y civiles/mercantiles es distinto.

Requisitos de Visitas de Verificación

Como todo acto de molestia en nuestro país, la orden de visita de verificación debe estar contenida en mandamiento escrito que cumpla los siguientes requisitos:

• Debe estar firmado de forma autógrafa por la autoridad competente
• Debe establecer de forma clara y precisa el lugar o zona en la que ha de llevarse a cabo la verificación
• Debe contener el objeto de la visita, su alcance y las disposiciones legales que lo fundamenten.

Nota importante, cuando llegue el visitador, debe identificarse con credencial con fotografía que expida la autoridad que lo faculta a realizar la visita (si la visita es del IMSS, esa dependencia debe emitir su identificación, no se vale que se identifique con su INE u otra credencial); si no se identifica NO estas obligado a permitir el acceso.

Acta Circunstanciada

Una vez iniciada la visita de verificación, se levantará un acta circunstanciada, en la que el visitador hará constar el cómo llevó a cabo la visita, quién la atendió, el oficio que dio origen a la visita, en fin todo aquello que haya sucedido en la diligencia.

Ofrecimiento de pruebas

Existen dos momentos en los que puedes ofrecer pruebas y realizar observaciones respecto de los cuestionamientos que te haga la autoridad; el primero de ellos es durante la visita de verificación, en este caso la autoridad debe asentar que se presentaron pruebas para acreditar el cumplimiento de tus obligaciones, o bien dentro de los cinco días posteriores a la fecha de levantamiento del acta o terminación de la visita, en este caso debes comparecer por escrito ante la autoridad haciendo referencia al expediente administrativo, para que la autoridad esté en posibilidad de determinar la procedencia de tus pruebas.

Sanciones administrativas.

El objeto de la visita de verificación, es determinar si has cumplido o no con tus obligaciones, en caso de que se determinen incumplimientos, la autoridad está facultada para sancionarte; la ley marca algunas sanciones administrativas:

• Amonestación con apercibimiento
• Multa
• Multa adicional por cada día que persista la infracción
• Arresto hasta por 36 horas
• Clausura temporal o permanente, parcial o total

¿Qué factores influyen en una sanción administrativa?

La pregunta obvia es, ¿qué toma en cuenta la autoridad para determinar una sanción?, la ley es clara:

1. Los daños que se hubieren producido o puedan producirse
2. El carácter intencional o no de la acción u omisión constitutiva de la infracción
3. La gravedad de la infracción
4. La reincidencia del infractor

Ahora bien, para que la autoridad te determine una sanción, debe darte la oportunidad de presentar pruebas, como ya lo mencionamos. Por lo que una vez presentadas deberá presentar por escrito su resolución en la que determinará la procedencia de la sanción y el monto de la multa, en su caso.

• Medios de defensa.- Con la sanción no acaba tu procedimiento, tienes dos opciones; pagar la multa (o conformarte con la sanción), o bien defenderte.

Afortunadamente, la ley establece los medios de defensa a tu favor, tales medios de defensa son:Recurso de revocación

• Recurso de revisión.
• Juicio de Nulidad
• Juicio de Oposición.
• Juicio de Amparo

Cada uno de estos medios de defensa están a tu disposición para defenderte ante irregularidades o injusticias; en Besser Estrategia Empresarial, estamos listos para ayudarte y apoyarte en este proceso de defensa de tus intereses.

Preguntas Frecuentes

La  autoridad me está revisando más de cinco años anteriores a la fecha de la visita de verificación.

Las facultades sancionadoras prescriben en cinco años  y se contarán desde el día en que se cometió la falta o infracción administrativa si fuere consumada o, desde que cesó si fuere continua.  

La visita de verificación fue hace mucho tiempo y aun no me resuelven nada, ya no estoy en riesgo?

Si bien es cierto que la ley marca tiempos específicos para cada fase de la visita, lo cierto es que la ley también permite que la inspección pueda durar hasta un año, durante ese tiempo la autoridad analiza tanto las omisiones como las pruebas aportadas, por lo que si tu inspección fue hace 8 meses, puede ser que en 4 meses más te llegue tu notificación con la sanción correspondiente.

Cuántas veces me pueden revisar las mismas obligaciones?

Es importante destacar que hay obligaciones que debes cumplir de forma mensual o anual depende de la autoridad, por lo que si te están revisando el cumplimiento de la obligación en 2018, pueden iniciar una nueva inspección para la misma obligación en 2019. Pero si logras acreditar el cumplimiento en 2018 y 2019, NO pueden iniciar una nueva inspección para esa obligación en los periodos que ya acreditaste el cumplimiento.